Die Begrünung von Firmenflotten wirft viele Fragen auf. Neben neuen Gewohnheiten beim Laden eines elektrischen Firmenwagens muss auch geklärt werden, wer die Rechnung bezahlt. Zumal jedes Unternehmen hier seine eigene Politik haben kann. Welche Optionen gibt es? Was sagt das französische Recht? Was sollten Sie zur Erstattung der Ladekosten zu Hause für Mitarbeiter wissen? Ein Überblick!
Möglichkeiten zur Erstattung der Ladekosten
Zunächst lohnt sich ein Blick auf den Unterschied zwischen Poolfahrzeug und Firmenwagen. Das eine wird nur für Geschäftsfahrten genutzt, das andere auch privat. Die Erstattung ist bei einem Firmenwagen daher komplexer, da Unternehmen meist nur Ausgaben für Geschäftsfahrten erstatten. In beiden Fällen gibt es jedoch mehrere Möglichkeiten.
Erstattung der Ladekosten im Büro
Die einfachste Lösung für ein Unternehmen ist es, Ladesäulen auf dem eigenen Parkplatz zu installieren und sie den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. So werden die Ladekosten der Firmenwagen direkt dem Unternehmen in Rechnung gestellt. Da der Mitarbeiter nichts bezahlt, ist keine Erstattung nötig, zumindest wenn das Laden beruflich erfolgt.
Seit dem 1. Februar 2025 gelten bei der URSSAF (französische Einzugsstelle für Sozialabgaben) neue Regeln für Ladesäulen am Arbeitsplatz. Bis zum 31. Dezember 2027 wird der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung von Ladesäulen, die der Arbeitgeber für Elektro- oder Hybridfahrzeuge bereitstellt, mit 0 € bewertet. Auch bei privater Nutzung ist also kein geldwerter Vorteil anzugeben.
Erstattung der Ladekosten zu Hause
Seit dem Erlass vom 25. Februar 2025 sind die Regeln für die Installation von Ladesäulen bei Mitarbeitern zu Hause klarer. Finanziert der Arbeitgeber Kauf und Installation der Ladesäule und wird diese am Ende des Arbeitsvertrags zurückgegeben, ist kein geldwerter Vorteil anzugeben. Bleibt die Ladesäule dagegen beim Mitarbeiter, ist die Kostenübernahme unter bestimmten Bedingungen befreit:
- Die Ladesäule ist jünger als 5 Jahre: Die Übernahme darf 50 % der Kosten, die der Mitarbeiter hätte tragen müssen, nicht überschreiten, höchstens 1.043,50 € (Wert zum 1. Januar 2025).
- Die Ladesäule ist älter als 5 Jahre: Die Grenze steigt auf 75 % der Kosten, höchstens 1.565,20 € (Wert zum 1. Januar 2025).
Oberhalb dieser Grenzen gilt nur der übersteigende Teil als geldwerter Vorteil.
Wie beim privaten Laden am Arbeitsplatz ist es jedoch wichtig, Kosten für Geschäftsfahrten von Kosten für Privatfahrten zu trennen. Dafür gibt es zwei Erstattungsmodelle:
- Pauschale Erstattung: Das Unternehmen schätzt die Ladekosten für die berufliche Nutzung (Kilometer, Durchschnittsverbrauch usw.) und zahlt eine monatliche Pauschale auf Basis eines Durchschnitts.
- Erstattung der tatsächlichen Kosten: Sie erfolgt auf Basis der Spesenabrechnungen der Mitarbeiter. Diese Lösung ist gerechter, da die tatsächlichen Ausgaben erstattet werden und keine Schätzung. Sie ist aber aufwendiger, denn die Abrechnungen müssen zuverlässig belegt werden, etwa durch einen Zwischenzähler oder eine mit einer Überwachungsplattform verbundene Ladesäule. Eine Lösung zur Erstattung der Ladekosten zu Hause automatisiert diese Berechnung auf Basis der tatsächlichen Daten jedes Ladevorgangs.
Erstattung an öffentlichen Ladesäulen
Unterwegs kann ein elektrischer Firmenwagen nur an öffentlichen Ladesäulen geladen werden. Die Erstattungsmöglichkeiten ähneln hier denen, die Fahrer von Verbrennern kennen.
Der Mitarbeiter kann das Laden selbst bezahlen und über eine Spesenabrechnung mit detaillierter Rechnung die Erstattung beantragen. Das Unternehmen kann ihm auch eine Ladekarte geben, die wie eine Tankkarte funktioniert und das Bezahlen an sehr vielen öffentlichen Ladesäulen ermöglicht.
Der rechtliche Rahmen
Die Erstattung der Ladekosten eines Firmenwagens ist im französischen Recht geregelt und wird außerdem von der URSSAF kontrolliert, die auf die korrekte Trennung zwischen Betriebsausgaben und geldwertem Vorteil achtet.
Aktuelle Rechtslage zu den Ladekosten von Elektrofahrzeugen
Laut Erlass vom 20. Dezember 2002 muss der Arbeitgeber die Ausgaben erstatten, die ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit hat. Die Erstattung kann pauschal oder nach tatsächlichen Kosten über Spesenabrechnungen erfolgen.
Die Ladekosten eines Poolfahrzeugs oder eines Firmenwagens für Geschäftsfahrten gelten daher als Betriebsausgaben.
Davon zu unterscheiden ist der geldwerte Vorteil, also Leistungen, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter gewährt. Erstattet das Unternehmen zum Beispiel die Kosten, um mit dem Firmenwagen in den Urlaub zu fahren, ist das ein geldwerter Vorteil. Dazu ist es nicht verpflichtet.
Bei einem Firmenwagen ist die Unterscheidung zwischen Betriebsausgaben und geldwertem Vorteil wichtig, da sie nicht denselben steuerlichen Regeln unterliegen, weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer.
Steuerliche Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Die URSSAF (französische Einzugsstelle für Sozialversicherungs- und Familienbeiträge) zieht die verschiedenen Beiträge ein und prüft, ob sie der geltenden Rechtslage entsprechen.
Sie achtet also darauf, dass Unternehmen Betriebsausgaben und geldwerte Vorteile korrekt einordnen. Ein Fehler kann sich finanziell auf Arbeitgeber wie Arbeitnehmer auswirken:
- Betriebsausgaben, darunter Reisekosten, sind von den Sozialabgaben ausgenommen und damit auch vom steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers.
- Geldwerte Vorteile unterliegen den Sozialabgaben von Arbeitgeber und Arbeitnehmer und sind fester Bestandteil der Vergütung. Sie zählen daher zum steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers.
In beiden Fällen sind diese Ausgaben vom steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens abziehbar.
Bewährte Praktiken für die Verwaltung der Ladekosten
Zwischen den verschiedenen Lademodellen und den rechtlichen und steuerlichen Pflichten ist es nicht leicht, den besten Weg für die Erstattung der Ladekosten eines elektrischen Firmenwagens zu finden. Zum Glück gibt es Lösungen.
Klare und transparente Richtlinien erstellen
Zunächst ist es wichtig, eine klare Erstattungsrichtlinie für alle Mitarbeiter des Unternehmens festzulegen. Sie kann die Erstattungsmodalitäten und die Regeln für die Nutzung der Ladesäulen am Arbeitsplatz (falls vorhanden) enthalten.
Sie muss für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich und klar genug sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem sollte sie regelmäßig überprüft werden, um Preisänderungen, neue Ausstattung und Erfahrungen zu berücksichtigen.
Technologie und Management-Software nutzen
Verschiedene Tools erleichtern die Verwaltung und die Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung der Ladesäulen. Mit ihnen können Sie die Ladevorgänge Ihrer Flotte aus der Ferne überwachen, an den Ladesäulen des Unternehmens, zu Hause oder unterwegs. So haben Sie den vollen Überblick über die Ausgaben und die anstehenden Erstattungen.
Als Partner der Unternehmen bei der Umstellung auf Elektromobilität bietet das Team von Chargemap Business diese innovativen und intuitiven Tools an. Und nicht nur das! Es begleitet Unternehmen umfassend und berät sie, um ihren Bedarf und den ihrer Mitarbeiter bestmöglich zu erfüllen. Fragen zur Erstattung der Ladekosten elektrischer Firmenwagen? Die Experten von Chargemap Business helfen Ihnen gerne weiter.
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Mit dem Connected Kabel von Chargemap Business wird jeder Ladevorgang bei Ihren Mitarbeitern zu Hause gemessen und zu den tatsächlichen Kosten erstattet, ganz ohne Spesenabrechnung.
